Уся інформація про конкурс публікується в оголошенні за такою структурою: назва ЗВО-партнера, спеціальність/галузь знань, терміни академічної мобільності; розмір гранту; перелік пакета документів; терміни проведення конкурсу: період подання конкурсних заявок, розгляду заявок Комісією, дата оголошення результатів.

Оголошення про конкурс розміщують на офіційному вебсайті К-ПНУ у газеті «Студентський меридіан» К-ПНУ, на вебсторінці ВМЗ та на сторінках ВМЗ у соціальних мережах (Facebook , Instagram).

Здобувачі вищої освіти подають пакет документів в електронному вигляді на електронну пошту ВМЗ у встановлені терміни та відповідно до вимог, вказаних в оголошенні. Документи, що не відповідають встановленим вимогам або після закінчення терміну подачі документів, не приймаються.

ВМЗ реєструє пакет документів та присвоює йому шифр з метою захисту персональних даних учасника. Присвоєння шифру відбувається у такій послідовності: для здобувачів вищої освіти – SMS.01.2023, де SMS – це форма академічної мобільності (Student Mobility for Studies), 01 – порядковий номер учасника, 2023 – рік участі в конкурсі. Порядковий номер учасника надається відповідно до послідовності, незалежно від статусу учасника конкурсу.

ВМЗ оцінює зареєстровані пакети документів відповідно до критеріїв та формує рейтингову таблицю впродовж п’яти робочих днів після завершення терміну подання пакета документів на конкурс. Рейтингова таблиця передається на розгляд Комісії для ухвалення рішення. Рішення Комісії оформлюють протоколом.

ВМЗ надсилає результати конкурсу кожному кандидату на корпоративну електронну пошту, а також розміщує результати на вебсторінці ВМЗ із частково закодованими даними (вказується шифр реєстрації документів без зазначення ПІБ учасника).

У випадку, якщо за умовами конкурсу рішення щодо визначення переможця (переможців) конкурсу ухвалює ЗВО-партнер, Комісія визначає номінантів від К-ПНУ згідно з Порядком та надсилає їхній перелік ЗВО-партнеру для ухвалення остаточного рішення.